Optymalizacja przepływu dokumentów
convert+share zapewnia funkcje, które są tak samo efektywne, jak i łatwe w obsłudze. Pozwalają one wyeliminować ręczne procesy robocze i w zrównoważony sposób optymalizują przepływ roboczy dokumentów, np. poprzez skanowanie dokumentów, takich jak pliki .docx lub .xlsx i wysyłanie ich prosto z urządzenia wielofunkcyjnego do plików Windows, na adresy poczty elektronicznej, do Google Docs, Telekom Cloud, Evernote lub Microsoft SharePoint. Dzięki temu oszczędza się czas i starania, co pozwala skupić się na ważniejszych sprawach.
Czy wiesz, że? convert+share do doskonałe uzupełnienie store+find – rozwiązania do elektronicznego zarządzania dokumentami zaproponowanego przez DEVELOP, które eliminuje stosy papieru.
Opis
Przy pomocy convert+share można prosto skanować dokumenty na drukarce wielofunkcyjnej i uzyskiwać przeszukiwalne pliki PDF z możliwością kopiowania wybranych części tekstu do innego dokumentu. Jeżeli tekst wymaga edycji, trzeba po prostu użyć funkcji Scan-to-Word lub Scan-to-Excel narzędzia, aby uzyskać plik .docx lub .xlsx, który można otworzyć i edytować. Wszystko to daje duże oszczędności czasu.
convert+share daje możliwość skanowania wszystkich dokumentów w jednym kroku. Na początku każdego dokumentu umieszcza się po prostu kartkę papieru z wydrukowanym wcześniej kodem paskowym. Cały stos dokumentów zostanie następnie zeskanowany w jednym kroku, a skany zostaną automatycznie rozdzielone i przesłane do właściwego pliku – łatwe do znalezienia, właściwie zachowane, w dużo szybciej niż w przypadku skanowania ręcznego. Zintegrowany czytnik kodów może rozpoznać nawet kod paskowy zawierający docelowe miejsce przeznaczenia, co ogranicza konieczność ręcznej interwencji.
Do teraz prawdopodobnie wymagane było wysłanie dokumentów pocztą elektroniczną na własny adres, otwarcie odpowiedniej bazy danych i zachowanie w niej dokumentów. Teraz można uniknąć tych komplikacji, ponieważ convert+share umożliwia skanowanie dokumentów bezpośrednio do Google Docs, Microsoft SharePoint, Microsoft SharePoint Online, Evernote, Telekom Cloud lub baz danych Windows.
Z pomocą strefowego OCR convert+share przyśpiesza wydobywanie ze skanowanego dokumentu informacji, takich jak na przykład imię i nazwisko/nazwa klienta lub numer rachunku. Jest to szczególnie interesująca funkcja, jeżeli dokument przechowywane jest w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami, takim jak store+find. Strefowy OCR automatycznie rozpoznanie określone wcześniej strefy w dokumencie. W ten sposób nie trzeba już ręcznie wpisywać słów kluczowych lub terminów indeksowych, a odpowiednie informacje zostaną przypisane bezpośrednio do danego dokumentu – dzięki temu archiwizacja jest prostsza, a wyszukiwanie dokumentów – szybsze.
Większość elektronicznych systemów archiwizacji wymaga sformatowania dokumentów jako pliki PDF/A, ale niestety wiele urządzeń wielofunkcyjnych nie obsługuje tego formatu. To również nie jest problem dla convert+share – to oprogramowanie skanuje dokumenty w postaci plików PDF/A, tak że można łatwo zachować je w swoim systemie archiwizacji.
convert+share zapewnia wyjątkową możliwość przechowywania swoich dokumentów w wymaganym formacie bezpośrednio przy pomocy MFP we własnym oprogramowaniu DEVELOP do elektronicznego zarządzania dokumentami, czyli store+find. Dzięki temu można łatwo połączyć automatyzację procesów i zarządzanie dokumentami.
convert+share to prostota sama w sobie. Konfiguracja oprogramowania jest łatwa, nawet dla osoby, która nie jest specjalistą IT, a obsługa nie mogłaby być prostsza. Wypróbuj sam!
Korzyści
Przejmowanie dokumentów
- Procesy związane z dokumentami zaczynają się bezpośrednio w urządzeniu wielofunkcyjnym
- Określony wcześniej folder główny automatycznie przekazuje dokumenty przychodzące do convert+share
Przetwarzanie dokumentów
- Tworzenie przeszukiwalnych plików PDF i PDF/A
- Funkcja Scan-to-Word i Scan-to-Excel
- OCR strefowe rozpoznaje treść tekstową w ramach określonych wcześniej stref dokumentu
- Czytnik kodów paskowych rozpoznaje określone wcześniej wartości kodów paskowych do celów dalszego przetwarzania lub dzieli różne dokumenty skanowane podczas jednego procesu skanowania
Przekazywanie dokumentów
- Przechowywanie dokumentów w Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud i systemie plików Windows
- Przekazywanie dokumentów na serwer pocztowy do celów przesłania pocztą elektroniczną
- Wysyłanie dokumentów bezpośrednio do systemu elektronicznego zarządzania dokumentami Develop – store+find
Zarządzanie użytkownikami
- Ograniczenie dostępu wymaga nazwy użytkownika i hasła Windows lub Active Directory